Erstellen und Löschen von Vorgängen

Während Sie mit dem Aufbau eines Projekts beginnen, sind das schnelle Erstellen neuer Vorgänge und Meilensteine und das Entfernen irrelevanter ein wesentlicher Teil des Prozesses – und die Projektgliederungsansicht ist zu diesem Zweck hervorragend geeignet.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, neue Objekte in der Gliederung zu erstellen:

• Wählen Sie in der Vorgangsgliederung ein Objekt aus und drücken Sie den Zeilenschalter (oder je nach Tastatureinstellung in der Einstellung „Allgemein“ von OmniPlan Befehl-Zeilenschalter).
• Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Taste Hinzufügen.
• Klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste und wählen Sie im Kontextmenü Hinzufügen > [Vorgangstyp].

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Vorgang, Meilenstein oder eine Gruppe zu löschen:

• Wählen Sie in der Gliederung ein Objekt aus und drücken Sie dann die Taste Entfernen.
• Wählen Sie ein Objekt aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf die Taste Entfernen.
• Wählen Sie ein Objekt aus, klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste, um das Kontextmenü anzuzeigen, und wählen Sie „Löschen“.

Spalten der Projektgliederung

Sie können die Gliederung in der Projektgliederungsansicht anpassen, um eine Gruppe von Spalten mit Daten anzuzeigen, die speziell für Ihr Projekt relevant sind. Klicken Sie bei gedrückter ctrl-Taste auf die Gliederungskopfzeile oder wählen Sie Darstellung > Vorgangsgliederung > Spalten anpassen, um auszuwählen, welche Spalten angezeigt werden sollen.

Daten in diesen Spalten entsprechen den Vorgangszeilen in der Gliederung. Einige Spaltenwerte wie Vorgangskosten können direkt in der Gliederung bearbeitet werden, während andere wie Gesamte Vorgangskosten automatisch berechnet werden. Im Allgemeinen gilt, dass Werte, die Sie in der Gliederung bearbeiten können, den bearbeitbaren Feldern in den Informationsfenstern Vorgang und Ressource entsprechen.

Mit den Pfeiltasten oder der Tabulatortaste und Umschalt-Tabulator (je nach Einstellung in den Einstellungen von OmniPlan) können Sie sich zwischen den Feldern bewegen.

Ziehen Sie die Spaltenüberschriften nach links oder rechts, um die Spalten neu anzuordnen.

Mit den Befehlen zum Sortieren im Menü „Struktur“ können Sie die in der Gliederung ausgewählten Objekte oder alle Objekte (wenn keine ausgewählt sind) sortieren.

Die folgenden Spalten stellen Eigenschaften von Vorgängen dar, die für die Anzeige in der Gliederung einbezogen werden können.

Verletzungen

In dieser Spalte wird für jeden Vorgang mit einer Verletzung ein Symbol angezeigt. Klicken Sie auf das Symbol, um das Fenster „Verletzungen“ aufzurufen und festzustellen, welches Problem vorliegt.

Status

In dieser Spalte wird für Vorgänge, die noch nicht abgeschlossen und in den kommenden Tagen fällig sind oder bereits fällig waren, ein Weckersymbol angezeigt. Beachten Sie, dass dieses Symbol nicht angezeigt wird, wenn Ihr Projekt einen unbestimmten Anfangstermin hat. Jede Symbolfarbe hat eine bestimmte Bedeutung:

• Fast fällig (grün): Dieser Vorgang ist noch nicht abgeschlossen und in den nächsten 3 Arbeitstagen fällig.
• Fällig (gelb): Dieser Vorgang ist noch nicht abgeschlossen und am nächsten Arbeitstag fällig.
• Überfällig (rot): Dieser Vorgang ist noch nicht abgeschlossen und überfällig.

Anhänge

Klicken Sie in der ausgewählten Zeile auf das Anhänge-Symbol, um ein Menü mit den Anhängen des Objekts anzuzeigen oder einen Link zu einer Datei herzustellen, falls noch keine verknüpft ist. Bei Zeilen mit Links zu Dateien wird auch dann ein Pfeilsymbol angezeigt, wenn die Zeile nicht ausgewählt ist.

Notizen

Speichern Sie zusätzlichen Text für ein Objekt in dieser Spalte. Drücken Sie zum Bearbeiten der Notiz des ausgewählten Objekts Befehl-’, klicken Sie auf das Notizsymbol, das in der Spalte angezeigt wird, oder verwenden Sie das Informationsfenster „Eigene Daten – Notizen“.

Sobald einem Objekt eine Notiz hinzugefügt wurde, können Sie durch Drücken von Befehl-’ (wodurch die Notiz ausgeblendet wird, sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben) in das oder aus dem Notizfeld wechseln. Bei Zeilen mit Notizen wird auch dann ein Notizsymbol angezeigt, wenn die Zeile nicht ausgewählt ist.

Notiztext kann auf Dokumentebene über den Tab „Erweitert“ des Informationsfensters „Stile“ formatiert oder individuell im Menü „Format“ angepasst werden.

Eindeutige ID

Die eindeutige ID ist eine jedem Vorgang zugeordnete Identifikationsnummer, die auch bei Namens- oder Positionswechsel in der Gliederung eine eindeutige Identifikation ermöglicht. Die eindeutige ID bleibt immer gleich. Sämtliche neu erstellten Vorgänge und Ressourcen erhalten eine neue eindeutige ID. Diese Nummern sind beim Zusammenfügen von Objekten hilfreich, wenn Projekte aus anderen Programmen in OmniPlan importiert oder aus OmniPlan exportiert werden.

Titel

Der Titel des Vorgangs, dem eine Zahl vorangestellt ist, die seine hierarchische Platzierung in der Gliederung darstellt.

Hierarchischer Titel

Der Titel des Vorgangs, dem der Titel jedes Vorgangs oberhalb davon in der Hierarchie vorangestellt ist, wobei jeder Titel durch einen Doppelpunkt getrennt ist.

Dauer

Die Dauer eines Vorgangs.

Aufwand

Der gesamte Aufwand, den der Vorgang benötigt, um ihn abzuschließen.

Erledigter Aufwand

Der für den Vorgang abgeschlossene Aufwand.

Restaufwand

Der verbleibende Aufwand, bevor der Vorgang abgeschlossen ist.

Voraussetzungen

Eine Liste der Vorgänge nach Nummer, auf die der Vorgang in irgendeiner Weise angewiesen ist (wie durch den Abhängigkeitstypcode angegeben).

Abhängige

Eine Liste der Vorgänge nach Nummer, die auf diesen Vorgang in irgendeiner Weise angewiesen sind (wie durch den Abhängigkeitstypcode angegeben).

Anfang

Die Ist-Anfangszeit für den Vorgang, die automatisch durch Abgleich oder manuell in dieser Zelle oder im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“ festgelegt wird.

Ende

Die Ist-Endzeit für den Vorgang, die automatisch durch Abgleich oder manuell in dieser Zelle oder im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“ festgelegt wird.

Priorität

Sie können die Priorität der Vorgänge manuell festlegen, um so die Abgleichreihenfolge der Vorgänge zu bestimmen. Wenn zwei Vorgängen gleichzeitig dieselbe Ressource zugeordnet wurde, wird beim Abgleich dem Vorgang mit der höheren Priorität (ausgedrückt durch die größere positive Zahl) Vorrang beim Ressourceneinsatz eingeräumt.

Abgeschlossen

Die Arbeit am Vorgang, die aktuell abgeschlossen ist, ausgedrückt als Prozentwert.

Zugeordnet

Eine Liste der Ressourcen, die dem Vorgang zugeordnet sind.

Anfang nach

Legen Sie die Einschränkung „Anfang nach“ des Vorgangs fest, oder zeigen Sie sie an, falls vorhanden. Dies entspricht der Einschränkung Anfang nicht früher als im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“.

Anfang vor

Legen Sie die Einschränkung „Anfang vor“ des Vorgangs fest, oder zeigen Sie sie an, falls vorhanden. Dies entspricht der Einschränkung Anfang nicht später als im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“.

Ende nach

Legen Sie die Einschränkung „Ende nach“ des Vorgangs fest, oder zeigen Sie sie an, falls vorhanden. Dies entspricht der Einschränkung Ende nicht früher als im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“.

Ende vor

Legen Sie die Einschränkung „Ende vor“ des Vorgangs fest, oder zeigen Sie sie an, falls vorhanden. Dies entspricht der Einschränkung Ende nicht später als im Informationsfenster „Vorgang – Terminplan“.

Vorgangskosten

Alle Kosten, die mit dem Abschließen des Vorgangs verbunden sind, mit Ausnahme der Kosten für die Ressourcen, die zur Bearbeitung des Vorgangs eingesetzt werden.

Ressourcenkosten

Die Kosten der Ressourcen, die dem Vorgang zugeordnet sind. Dieser Wert kann nicht direkt bearbeitet werden (bearbeiten Sie stattdessen die einzelnen Ressourcenkosten oder ändern Sie die Ressourcenzuordnungen).

Gesamte Vorgangskosten

Die Vorgangskosten zuzüglich der Ressourcenkosten.

Geplanter Anfang

Der Zeitpunkt, zu dem der Vorgang gemäß dem Basisplan anfangen soll.

Abweichung Anfang

Die Differenz zwischen dem geplanten Anfang und dem tatsächlichen Anfang des Vorgangs.

Geplantes Ende

Der Zeitpunkt, zu dem der Vorgang gemäß dem Basisplan enden soll.

Abweichung Ende

Die Differenz zwischen dem geplanten Ende und dem tatsächlichen Ende des Vorgangs.

Freie Pufferzeit

Die Pufferzeit zwischen einem einzelnen Vorgang und dessen nachfolgenden Vorgängen. Dieser Wert kann nicht direkt bearbeitet werden.

Gesamte Pufferzeit

Gesamte Pufferzeit bezieht sich auf die Zeit, bevor ein einzelner Vorgang die Dauer des Projekts als Ganzes beeinflussen würde. Dieser Wert kann nicht direkt bearbeitet werden.

Min. Aufwand geschätzt (Pro)

Der Mindestaufwand, den Sie für den Vorgang schätzen. Dieser Wert kann mit der Symbolleistentaste Simulationen automatisch festgelegt werden. Dieser und die folgenden beiden Werte sind Teil der Berechnung für Monte-Carlo-Simulationen.

Erw. Aufwand geschätzt (Pro)

Der Aufwand, den Sie für den Vorgang erwarten. Dieser Wert entspricht standardmäßig dem Ist-Aufwand des Vorgangs.

Max. Aufwand geschätzt (Pro)

Der Maximalaufwand, den Sie für den Vorgang schätzen. Dieser Wert kann mit der Symbolleistentaste Simulationen automatisch festgelegt werden.

Ertragswertanalyse (Pro)

OmniPlan 4 Pro bietet mehrere anpassbare Spaltentypen, die nützlich zum Überwachen und Verwalten des Budgets und Fortschritts Ihres Projekts sind. Zusammengenommen stellen Sie eine vollständige Implementierung der Ertragswertanalyse-Projektmanagementtechnik (auch bekannt als Ertragswertverwaltung) dar. In OmniPlan und in diesem Handbuch nennen wir sie Ertragswertanalyse (EWA).

Da der Nutzen der Ertragswertanalyse im Vergleich des Ist-Status Ihres Projekts mit seinem ursprünglichen Plan liegt, benötigen wir anfangs einen Basisplan. Falls Sie noch keinen eingerichtet haben, sollten Sie es jetzt tun. Wenn Sie einen Projektstatus früher oder später im Projekt simulieren möchten, wählen Sie Projekt > Aktuelles Bearbeitungsdatum festlegen und geben Sie das gewünschte Datum ein.

Wenn der Basisplan festgelegt ist, können wir mit dem Festlegen der Attribute von Vorgängen und Ressourcen, die für die Ertragswertanalyse erforderlich sind, um aussagekräftige Ergebnisse zu liefern, beginnen. Die gleichzeitige Aufnahme aller von den EWA-Spalten dargestellten ursprünglichen und abgeleiteten Werte kann verwirrend sein. Aus diesem Grund teilen wir es in kleinere Stücke auf.

Wir beginnen mit dem Aktivieren einiger bekannter, bereits vorhandener Spalten und stellen sicher, dass sie relevante Daten enthalten.

In der Gantt-Ansicht:

• Aufwand: Jeder von Ihnen erstellte Vorgang benötigt Aufwand, damit er abgeschlossen werden kann.
• Erledigter Aufwand: Bei der Ertragswertanalyse wird der Fortschritt im Vergleich zum Basisplan überwacht. Das Aktualisieren des erledigten Aufwands an Vorgängen ist also eine wichtige Komponente beim Berechnen des Werts.

In der Ressourcenansicht:

• Kosten/Stunde oder Kosten/Einsatz: Zu überwachen, wie viel Geld für den erledigten Aufwand ausgegeben wird, ist eine weitere wichtige Komponente der Ertragswertanalyse. Wenn Ihre Arbeitskräfte angestellt sind, sollten Sie hier deren Lohn als zu verwendenden Stundensatz berechnen.

Wenn diese Spalten eingerichtet sind, können wir mit der Verwendung der EWA-Spalten beginnen. In dieser ersten Spaltengruppe erfahren wir etwas über den Geldbetrag, den wir bis zu diesem Zeitpunkt im Projekt für Vorgänge ausgegeben haben. Dieser Geldbetrag wird mit dem ursprünglichen Budget verglichen.

Ist-Kosten (IKAA)

Diese Spalte ist leicht verständlich. Sie enthält die Ist-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit bis zum aktuellen Datum. In OmniPlan stellt dies den Aufwand, der von den einem Vorgang zugeordneten Ressourcen abgeschlossen wurde, multipliziert mit deren Kosten dar. Wenn zwei Tage mit einem Aufwand von jeweils 8 Stunden beendet sind und eine Ressource zu 100 % ihrer Einheiten und Effizienz bei Kosten/Stunde von 50 € mitwirkt, tragen sie 800 € zu den Ist-Kosten bei.

Ertragswert (SKAA)

Der Ertragswert, auch Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit genannt, kann auch ziemlich einfach berechnet werden. Die Berechnung stellt das geplante Budget für die erledigte Arbeit am Projekt bis zu diesem Zeitpunkt dar („dieser Zeitpunkt“ entspricht dem für die Analyse verwendeten Basisplan). Dieser Wert wird zu Projektbeginn durch Aufwandszuordnungen und Ressourcenkosten bestimmt.

Kostenleistungsindex (KLI)

Der Kostenleistungsindex wird berechnet, indem der Ertragswert des Vorgangs durch seine Ist-Kosten dividiert wird. Auf diese Weise kann sofort praktisch festgestellt werden, ob der Vorgang über oder unter dem Budget liegt: Werte größer als 1 sind unter dem Budget, Werte kleiner als 1 sind über dem Budget und 1 bedeutet, dass das Budget des Projekts im Soll liegt.

Kostenabweichung und Kostenabweichung %

Die Kostenabweichung ist die konkrete Zahl, die uns die gute oder schlechte Nachricht mitteilt, wie viel ein Vorgang über oder unter dem Budget liegt. In der Spalte „Kostenabweichung“ wird ein Geldbetrag relativ zum Ertragswert angegeben, während in der Spalte „Kostenabweichung %“ ein Prozentsatz des Ertragswerts angegeben wird. Beachtenswert ist, dass, wenn immer das geplante Budget und das Ist-Budget übereinstimmen (der Kostenleistungsindex ist 1), diese Spalten leer sind.

In der nächsten Gruppe der EWA-Spalten wird der Projektstatus relativ zum geplanten Terminplan beschrieben.

Geplanter Wert (SKBA)

In der Spalte „Geplanter Wert“, auch Soll-Kosten der berechneten Arbeit genannt, werden die erwarteten Kosten der bisherigen Arbeit aufgelistet, wie sie im ursprünglichen Terminplan des Projekts geplant wurden. Dieser Wert wird aus den geplanten Kosten von Vorgängen und Ressourcen sowie dem ausgewählten Basisplan und Bearbeitungsdatum abgeleitet.

Planleistungsindex (PLI)

Der Planleistungsindex wird durch Dividieren des Ertragswerts durch den geplanten Wert abgeleitet. Wie der Kostenleistungsindex wird er durch eine Zahl, die größer oder kleiner als 1 ist, ausgedrückt. Höhere Werte drücken aus, dass man dem Plan voraus ist, während Werte kleiner als 1 ausdrücken, dass man im Rückstand ist.

Planabweichung und Planabweichung %

Durch den Wert für die Planabweichung wissen wir genau, wie weit wir dem Plan voraus oder im Rückstand sind. Er wird durch Subtrahieren des geplanten Werts vom Ertragswert berechnet. Wir erhalten einen Geldbetrag, der die Differenz zwischen dem Betrag, den wir für die bisherige Arbeit bezahlt haben sollten, und dem Betrag, den wir tatsächlich bezahlt haben, darstellt. Der „Planabweichung %“-Wert stellt denselben Betrag als Prozentsatz dar.

Die letzte Gruppe der EWA-Spalten steht in Zusammenhang mit dem Prognostizieren des Budgets von Vorgängen an deren Abschluss.

Berechnete Kosten (BK)

Dieser Wert stellt die geschätzten endgültigen Ist-Kosten des Vorgangs dar, während die Arbeit fortschreitet. Vor dem Beginn des Projekts entsprechen die berechneten Kosten dem Budget für den Vorgang (Plankosten, siehe unten). Während das Projekt fortschreitet, können sich die berechneten Kosten und Plankosten unterscheiden.

Plankosten (PK)

Die Plankosten stellen die anfänglich budgetierten Kosten aller Arbeiten für den Vorgang dar. Wenn die Arbeit in den Rückstand gerät oder Kostengrenzen bei den Materialien überschritten werden, steigen die Ist-Kosten und daher die berechneten Kosten (BK) über die Plankosten.

Abweichung nach Abschluss (ANA)

In dieser Spalte wird die Differenz zwischen den (endgültigen) berechneten Ist-Kosten und den (anfänglichen) Plankosten des Vorgangs dargestellt. Ein negativer ANA-Geldbetrag kennzeichnet eine Kostengrenzenüberschreitung, während ein positiver ANA-Geldbetrag einen Budgetüberschuss kennzeichnet.

Abschlussleistungsindex (ALI)

Der Abschlussleistungsindex ist in OmniPlan unter den EWA-Spalten etwas einzigartig, insofern er Ihnen als Empfehlung etwas über den Status Ihres Projektbudgets und -terminplans mitteilt. Der Abschlussleistungsindex stellt den Kostenleistungsindex (KLI, Erklärung siehe oben) dar, den Sie ab dem aktuellen Bearbeitungsdatum für den Vorgang beibehalten müssen, um das Budget einzuhalten. Ist der Wert nicht 1, sollte der Kurs korrigiert werden: Ist der Wert höher, muss der Gürtel enger geschnallt werden. Ist der Wert hingegen niedriger, sind freie Mittel vorhanden.

Filtern der Projektgliederung

Wenn Sie sich auf einen konkreten Aspekt Ihres Projekts konzentrieren möchten, können Sie einen Teilsatz der Projektvorgänge anzeigen, indem Sie Filter für bestimmte Kriterien erstellen. Sie könnten beispielsweise nach Vorgängen filtern, die in der letzten Woche abgeschlossen wurden, die mehr als drei Tage hinter dem Zieltermin des Basisplans zurückliegen, oder, wie im Beispiel unten, Vorgänge, die weniger als 50 % abgeschlossen sind.

Wählen Sie Darstellung > Vorgänge filtern (Wahl-Befehl-F) oder klicken Sie in der Symbolleiste auf die Taste „Vorgänge filtern“. Im angezeigten Dialogfenster können Sie Ihre Filterkriterien einrichten. Sie können beliebig viele Kriterien hinzufügen, indem Sie auf der rechten Seite der Eingabezeile auf das Pluszeichen klicken, und wiederum die Kriterien filtern, indem Sie bei gedrückter Wahltaste auf die Taste zum Hinzufügen klicken, um in der Filterhierarchie verschachtelte Kriterien zu erstellen. Wenn Sie Ihre Filter wie gewünscht eingerichtet haben, öffnen Sie das Einblendmenü Gesicherte Filter, um den aktuellen Filter zu sichern oder einen bereits gesicherten Filter wiederherzustellen. (Sie können auch das Menüobjekt Darstellung > Gesicherten Filter wiederherstellen verwenden.)

Wenn Ihr Filter festgelegt ist, bleiben alle Vorgänge, die Ihren Kriterien entsprechen, in der Gliederung, während der Rest ausgeblendet wird. Sie können mit dem gefilterten Projekt normal weiterarbeiten, jedoch nur die sichtbaren Vorgänge bearbeiten. Während Ihr Filter verwendet wird, wird die Filterleiste mit Optionen zum Aktualisieren, Bearbeiten oder Entfernen des Filters angezeigt. Außerdem wird die Anzahl der ausgeblendeten Vorgänge angezeigt.

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Darstellung > Filter entfernen oder klicken Sie erneut auf die Symbolleistentaste. Alle Vorgänge werden daraufhin wieder angezeigt.